Ako môže zamestnávateľ skontrolovať dochádzku zamestnancov?

, 29.07.2019 06:00
peniaze, hodiny, účet, úspory
Ilustračné foto. Autor:

Povinnosť zaznamenávania pracovného času zamestnancov vyplýva priamo zo zákona. Je nevyhnutným podkladom napríklad pre mzdové oddelenie.

Aké možnosti má zamestnávateľ v súvislosti s evidenciou dochádzky svojich zamestnancov? Zákonník práce presne nedefinuje spôsob, akým musí zamestnávateľ zaznamenávať pracovnú dochádzku. Dáva mu tak voľnú ruku, aký spôsob evidencie si zvolí. Pričom každý zo spôsobov musí byť schopný preukázať správnosť údajov a prehľadnosť. V súčasnosti sa na Slovensku používajú dve možnosti evidencie pracovného času:

1. Papierová evidencia

Papierová evidencia je dodnes obľúbenou a tradičnou formou evidencie pracovného času. Väčšina z firiem argumentuje tým, že je to najjednoduchšia a najlacnejšia forma. Prináša však so sebou niekoľko ťažkostí. Príkladom je obec Mýtna neďaleko Lučenca. Tá prednedávnom zamestnala niekoľkých dlhodobo nezamestnaných na aktivačné práce. Náplňou práce týchto osôb je údržba verejných priestranstiev a drobné stavebné práce. Ich dochádzku však obec nie je schopná vo svojich kapacitách overiť. „Mýtna, podobne ako iné obce na Slovensku, nemá kapacitu kontrolovať príchod, odchod alebo dĺžku obeda pracovníkov na aktivačných prácach,“ vysvetľuje Pavel Greksa, bývalý starosta obce Mýtna.

Evidencia pracovného času v papierovej podobe predstavuje pre mnohé firmy, obce, ako aj školy dlhodobý problém. "Evidencia príchodov, odchodov a prerušení učiteľov z práce alebo ich zastupovanie vytváralo v doterajšej evidencii kopec dokumentácie, papierovania a kontroly,“ vysvetľuje Jana Mišurdová, riaditeľka Základnej školy s materskou školou v Modrom Kameni.

Odpracované hodiny počas zastupovania, ktoré z nepozornosti neboli zapísané v tomto zošite, tak často nesedeli a spôsobovali riaditeľom škôl na konci mesiaca prácu navyše. Potvrdzujú to aj skúsenosti z iných škôl: „Nepresná evidencia pracovného času spôsobovala ťažkosti najmä nášmu mzdovému oddeleniu,“ hodnotí situáciu Emil Valko, riaditeľ základnej školy v Revúcej.

Výhody:

  • najlacnejšia alternatíva,
  • rokmi zaužívaný spôsob evidencie.

Nevýhody:

  • dochádzka nezodpovedá realite,
  • časovo a personálne náročná príprava podkladov pre mzdové oddelenie,
  • nejasnosti okolo dochádzky.

2. Elektronická evidencia

Nastupujúcim trendom je elektronická evidencia pracovného času. Aj tá zo sebou prináša niekoľko pozitívnych, ako aj negatívnych vecí. „Riešením sa pre nás stalo evidovanie dochádzky prostredníctvom odtlačkov prstov na školskom multifunkčnom zariadení, ktoré sme dosiaľ používali štandardne na tlač, kopírovanie a skenovanie,“ konštatuje Zuzana Slemenská, riaditeľka materskej školy v Detve. Elektronická evidencia automaticky zaznamenáva príchod, prestávku, alebo odchod z práce. „Každý z našich učiteľov má svoj vlastný PIN kód, ktorým registruje svoj príchod alebo odchod,“ konštatuje Helena Fajtová, riaditeľka materskej školy v Bratislave.

Zaznamenávanie dochádzky elektronicky je možno uskutočniť týmito spôsobmi: kartou, PIN kódom, odtlačkom prsta, webovým prehliadačom, kamerovým systémom. V súčasnosti tomu dopomáha aj kamerový systém. Zabraňuje sa tak podvodom s pracovným časom. Elektronický systém evidencie totiž dokázali niektorí zamestnanci obísť tým, že jeden z nich priloží kartičky na evidenciu odchodu z práce aj za viacerých svojich kolegov „Pri každom zaznamenanom príchode alebo odchode zamestnanca kamera urobí fotografiu ako vizuálny dôkaz, že zamestnanec vlastnoručne evidoval svoju dochádzku,“ konštatuje Pavol Puskeiler zo spoločnosti Konica Minolta Slovakia. Firmy považujú výhodu elektronickej dochádzky najmä v tom, že systém automaticky vykonáva importy do mzdového systému.

„Údaje zo systému sa automaticky importujú do mzdového systému našej školy. Zaznamenaná dochádzka učiteľov tvorí presný podklad pre mzdovú účtovníčku, ktorá tak nemusí pátrať, kto bol u lekára, zastupoval alebo kedy odišiel z práce,“ konštatuje Iveta Šváčová, riaditeľka súkromnej špeciálnej materskej školy v Banskej Bystrici.

Výhodou elektronickej evidencie pracovného času je aj to, že riaditelia či manažéri firiem majú k dispozícii zo systému presné štatistiky a reporty. „Každý deň dostane zvolená osoba report o dochádzke svojich zamestnancov za predchádzajúci deň,“ hodnotí Pavol Puskeiler zo spoločnosti Konica Minolta Slovakia. Oproti papierovej dochádzke sa dokáže výrazne zrýchliť čas spracovania podkladov do mzdového systému, znížiť vyťaženosť pracovníkov, a tým firma dokáže ušetriť aj finančné náklady spojené so spracovaním miezd.

Výhody:

  • rôzne možnosti prihlasovania (kartou, PIN kódom, odtlačkom prsta, webovým prehliadačom, kamerovým systémom),
  • import do mzdového systému,
  • ide o cloudové riešenie, ktoré si nevyžaduje veľké náklady (automatické zálohy, aktualizácia, žiadna potreba servera, garancia dostupnosti služby),

Nevýhody:

  • efektívnosť (spracovanie dochádzky prebieha automaticky).
  • evidencia dochádzky iba priložením kartičky umožňuje podvádzať priložením kartičky aj za kolegov
  • o niečo vyššie náklady v porovnaní s papierovou evidenciou.
#zamestnanec #zákon #pracovný čas #mzdové ohodnotenie #pracovná dochádzka
Sleduj najnovšie články na našom Facebooku